Datenschutzrechtliche Information zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten

 

I. Vorbemerkungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die Sie als Person betreffen. Wir verarbeiten die im Rahmen Ihrer Bewerbung bei der Elanders GmbH von Ihnen angegebenen und an uns übermittelte Daten, zu denen in der Regel gehören: 

• Vor- und Nachname, Anrede und Titel,
• Ihre Kontaktdaten: Kontaktinformationen wie Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, ggf. berufliche Position,
• Ihre Bewerbungsdaten, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf sowie den üblichen Nachweisen und Zeugnissen.

Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die im Rahmen Ihrer Bewerbung erfolgende Datenverarbeitung ist:

Elanders Donauwörth GmbH
Am Stillflecken 4
86609 Donauwörth
Telefon: +49 906 70634–0
E-Mail: donauwoerth@elanders.com

Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die oben bezeichnete Adresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder schreiben uns per E-Mail an: datenschutz@elanders-germany.com

 

II. Hinweise zur Verarbeitung von Bewerberdaten

1. Datenkategorien 

(1) Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), alle Daten, die sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten).

(2) Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

 

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

(1) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. ArbZG, etc.). 

(2) Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG.

(3) Daneben können ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs.2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Soweit Ihre Bewerbungsunterlagen Fotoaufnahmen und weitere von ihnen freiwillig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelte Daten enthalten, sehen wir darin eine konkludente Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten. Rechtsgrundlage ist damit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) iVm § 26 Abs. 2 BDSG. Sie sind berechtigt, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

(4) Wenn Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten im Konzernverbund für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG.

(5) Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) iSv Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, geschieht dies gem. Art. 9 Abs. 2 DSGVO, z.B. kann dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses dazu dienen, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.

 

3. Terrorlisten

(1) Wir sind aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Mitarbeiterdaten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG bzw. ggf. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Für diesen Datenabgleich erstellt die Personalabteilung unter Nutzung der unternehmensinternen Datenverarbeitungssysteme eine Mitarbeiterliste, die ausschließlich die folgenden Daten der dem Geltungsbereich unterfallenden Personen enthält:

• Titel,
• Vorname(n) und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Geburtsort,
• Staatsangehörigkeit,
• Mitarbeiternummer.

Diese Liste wird monatlich/quartalsweise aktualisiert.

(2) Zur Überprüfung von Bewerbern, deren Einstellung sich bereits konkretisiert hat, wird anlassbezogen ein bewerberbezogener Datensatz desselben Inhalts erstellt.

(3) Die erstellte Liste wird dabei mit der jeweils gültigen, aktuellsten von der EU bereitgestellte konsolidierte Liste der Personen, Gruppen und Organisationen, die von Finanzsanktionen betroffen sind, abgeglichen. 

(4) Auf Anfrage ist den Beschäftigten jederzeit Auskunft über die beim Datenabgleich verwendeten Daten, die Frequenz und die eingesetzte Software zu geben.

(5) Im Falle einer festgestellten Übereinstimmung wird der Betroffene unverzüglich mit der Aufforderung zur Stellungnahme über den Treffer informiert. Der Betroffene hat das Recht, die jeweiligen Daten vor der Stellungnahme einzusehen. 

(6) Sofern sich keine Übereinstimmung ergibt, werden durch die Screening-Software keine Beschäftigtendaten gespeichert. In diesem Fall wird lediglich der Prozess aus Compliance-Gründen dokumentiert.

(7) Im Fall einer Übereinstimmung erfolgt eine Speicherung zu Dokumentationszwecken für die Dauer von fünf Jahren. Die Mitarbeiter werden entsprechend unterrichtet. Als „falsch positiv“ identifizierte Treffer werden auf einer Whitelist gespeichert, um eine Wiederholung der unzutreffenden Bewertung zu vermeiden.

(8) Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausschließlich dazu, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen. 

(9) Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber und über die dafür gegebene Rechtsgrundlage informieren. 

 

4. Datenweitergabe

Innerhalb der Elanders GmbH erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständig sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten, gegebenenfalls erhält der Betriebsrat die Bewerbungsunterlagen. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.

 

5. Übermittlung in ein Drittland

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

 

6. Speicherdauer

(1) Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall.

(2) In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

(3) Sofern Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.

7. Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Profiling

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung – einschließlich Profiling – über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

 

8. Notwendigkeit der Datenbereitstellung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Bewerbung eingehend zu prüfen oder mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können, werden wir Sie im laufenden Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen.

 

III. Datenschutzrechte

(1) Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO,
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO sowie
• das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung. 

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. 

(2) Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

(3) Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 

(4) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

(5) Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das

Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 27 (Schloss)

91522 Ansbach

Telefon: 0049 (0) 981 53 1300

Telefax: 0049 (0) 981 53 98 1300

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

 

(6) Wir erfüllen sämtliche der Ihnen zustehenden Rechte unentgeltlich und unverzüglich. Wenden Sie sich hierzu und bei allen weiteren Fragen bitte unter den eingangs angegebenen Kontaktdaten direkt an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

 

Stand: 09/2023